Hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu là một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên, các yêu cầu về điều kiện, hồ sơ và các thủ tục liên quan tới hoàn thuế khá phức tạp, được quy định ở nhiều văn bản pháp luật khác nhau.

Cách tính thuế GTGT hàng xuất khẩu

Công thức xác định số thuế giá trị gia tăng được hoàn như sau:

Nếu số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu đã tính phân bổ như trên chưa được khấu trừ nhỏ hơn 300 triệu đồng thì cơ sở kinh doanh không được xét hoàn thuế theo tháng/quý mà kết chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo;

Nếu số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu chưa được khấu trừ từ 300 triệu đồng trở lên thì cơ sở kinh doanh được hoàn thuế GTGT theo tháng/quý.

Trường hợp 1. Thủ tục hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu

1- Hồ sơ cần có để doanh nghiệp tiến hành thủ tục hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu gồm:

(1) Hợp đồng bán, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho các tổ chức, cá nhân người nước ngoài, trong đó đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu thì cần cung cấp hợp đồng ủy thác xuất khẩu cùng biên bản thanh lý hợp đồng khi hoàn thành hợp đồng hoặc biên bản xác nhận đối chiếu công nợ định kỳ giữa bên ủy thác xuất khẩu và bên nhận ủy thác xuất khẩu

Hợp đồng bán hoặc gia công là tài liệu pháp lý quan trọng thể hiện sự cam kết giữa doanh nghiệp xuất khẩu và đối tác nước ngoài. Hợp đồng này phải chi tiết, rõ ràng về các điều khoản như số lượng, giá trị, thời gian giao hàng, và phương thức thanh toán.

Còn trường hợp ủy thác xuất khẩu, nếu doanh nghiệp ủy thác cho bên thứ ba thực hiện xuất khẩu, cần chuẩn bị hợp đồng ủy thác xuất khẩu. Điều này nhằm đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền lợi của các bên đều được ghi nhận rõ ràng. Ngoài ra, biên bản thanh lý hợp đồng phải được cung cấp khi hợp đồng hoàn thành, hoặc biên bản xác nhận đối chiếu công nợ định kỳ giúp xác minh tình trạng công nợ giữa hai bên liên quan. Hợp đồng là hoàn toàn cần thiết trong thủ tục hoàn thuế GTGT vì đây  là cơ sở để xác nhận rằng giao dịch xuất khẩu diễn ra đúng pháp luật và đã được thực hiện đúng theo cam kết, và cơ quan thuế sẽ xem xét tính hợp lệ của hợp đồng để đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ xuất khẩu đã được thực hiện.

(2) Tờ khai hải quan đối với hàng xuất khẩu cần đáp ứng thủ tục hải quan

Đây là tài liệu không thể thiếu để chứng minh rằng hàng hóa đã thực sự xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Tờ khai cần được nộp đầy đủ với các thủ tục hải quan theo quy định. Đặc biệt, các chi tiết như tên hàng hóa, số lượng, giá trị, đơn vị nhận hàng phải khớp với các tài liệu khác. Cơ quan thuế dựa vào tờ khai hải quan để xác nhận việc xuất khẩu hàng hóa đã thực hiện hợp pháp. Đây là tài liệu để đối chiếu với hóa đơn và chứng từ thanh toán, tránh tình trạng gian lận thuế.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi làm thủ tục hoàn thuế GTGT, bạn sẽ không cần phải chuẩn bị tờ khai hải quan. Thứ nhất, đó là các tổ chức kinh doanh thuộc ngành nghề xuất khẩu phần mềm qua phương tiện điện tử, ở đây doanh nghiệp chỉ cần thực hiện đầy đủ các thủ tục để xác nhận việc bên mua đã nhận được hàng theo quy định của pháp luật về thương mại điện tử. Thứ hai, đó là các tổ chức kinh doanh về hoạt động xây lắp công trình ở nước ngoài hoặc trong khu phi thuế quan hay các tổ chức kinh doanh về hoạt động cung cấp điện nước, văn phòng phẩm và hàng hóa phục vụ sinh hoạt hàng ngày của doanh nghiệp chế xuất gồm lương thực, thực phẩm và hàng tiêu dùng thiết yếu.

(3) Hóa đơn bán hàng, hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn gia công

Hóa đơn bán hàng, hóa đơn thương mại là các loại chứng từ tài chính quan trọng thể hiện giá trị giao dịch giữa doanh nghiệp và đối tác nước ngoài. Hóa đơn cần khớp với hợp đồng và các tài liệu liên quan khác, như tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán. Còn đối với hóa đơn gia công, nếu doanh nghiệp thực hiện gia công cho đối tác nước ngoài, hóa đơn gia công sẽ là cơ sở để xác nhận giá trị công việc đã hoàn thành.

Các loại hóa đơn này cần có trong thủ tục hoàn thuế GTGT để giúp chứng minh giao dịch kinh tế đã diễn ra và là tài liệu quan trọng để xác định số tiền hoàn thuế. Sự nhất quán giữa hóa đơn và các tài liệu khác sẽ đảm bảo tính chính xác của hồ sơ hoàn thuế.

(4) Chứng từ thanh toán thông qua ngân hàng công ty.

Cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh rằng tiền thanh toán cho giao dịch xuất khẩu đã được nhận qua hệ thống ngân hàng nhằm đảm bảo giao dịch minh bạch, không có các hình thức thanh toán gian lận hoặc không hợp lệ. Vì vậy, bạn cần phải chuẩn bị chứng từ thanh toán này, có thể là các sao kê ngân hàng, phiếu chuyển tiền, hoặc các giao dịch tín dụng quốc tế.

2- Quy trình hoàn thuế GTGT xuất khẩu sẽ được tiến hành theo các bước:

Bước 1: Doanh nghiệp làm tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT theo tháng/quý;

Bước 2: Doanh nghiệp kiểm tra tổng thể hồ sơ/chứng từ và tính số thuế GTGT xuất khẩu được hoàn dựa trên quy định tính theo mục III rồi thực hiện điền số thuế tính được vào chỉ tiêu số 42 (tổng số thuế GTGT đề nghị hoàn) để nộp tờ khai GTGT mẫu 01/GTGT qua trang thuế điện tử;

Bước 3: Soạn giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (Mẫu số: 01/ĐNHT – Ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài Chính) và gửi lên cơ quan thuế để tiến hành các thủ tục kiểm tra, trực tiếp giao dịch với cơ quan thuế để cung cấp bổ sung hồ sơ, chứng từ cần thiết khi cơ quan thuế yêu cầu.

3- Điều kiện hoàn thuế GTGT xuất khẩu

Doanh nghiệp có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu trong tháng (nếu kê khai theo tháng) hoặc trong quý (nếu kê khai theo quý), khi có số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ từ 300 triệu đồng trở lên, sẽ được hoàn thuế GTGT theo kỳ kê khai tháng hoặc quý.

Trường hợp số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ trong tháng hoặc quý chưa đạt mức 300 triệu đồng, doanh nghiệp sẽ được khấu trừ vào kỳ kê khai tiếp theo.

Sau khi đã bù trừ với số thuế GTGT phải nộp cho hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nước, nếu số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (bao gồm số thuế GTGT đầu vào được hạch toán riêng hoặc phân bổ theo tỷ lệ) vẫn còn từ 300 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp sẽ được hoàn thuế cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.

Lưu ý: Số thuế GTGT được hoàn cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu không vượt quá doanh thu của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu nhân với mức thuế suất 10%.

4- Đối tượng được hoàn thuế GTGT xuất khẩu

Doanh nghiệp có thể được hoàn thuế GTGT trong một số trường hợp xuất khẩu như: khi doanh nghiệp thực hiện ủy thác xuất khẩu hàng hóa, ký hợp đồng gia công chuyển tiếp với đối tác nước ngoài, xuất khẩu vật tư, hàng hóa để thực hiện các công trình xây dựng ở nước ngoài, hoặc xuất khẩu hàng hóa tại chỗ.

Tuy nhiên, có hai trường hợp không được hoàn thuế GTGT là khi hàng hóa nhập khẩu sau đó tái xuất khẩu, và hàng hóa xuất khẩu không qua địa bàn hoạt động hải quan theo quy định.

Trường hợp 2. Thủ tục hoàn thuế GTGT dự án đầu tư

Thủ tục hoàn thuế GTGT đối với dự án đầu tư sẽ có phần khác với thủ tục hoàn thuế GTGT xuất khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ nộp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thành phần hồ sơ bao gồm:

1. Giấy đề nghị hoàn trả Khoản thu ngân sách nhà nước

Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước là văn bản yêu cầu Cơ quan thuế hoàn lại số tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân sách, bao gồm thuế GTGT đã nộp cho các dự án đầu tư. Giấy đề nghị cần ghi đầy đủ, chính xác các thông tin của doanh nghiệp, bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ và số tiền đề nghị hoàn thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần trình bày rõ lý do yêu cầu hoàn thuế. Đối với thuế GTGT dự án đầu tư, lý do thường là doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu nhưng đã nộp thuế GTGT đầu vào.

2. Tờ khai thuế GTGT dành cho dự án đầu tư

Tờ khai thuế GTGT cũng là một phần quan trọng trong thủ tục hoàn thuế GTGT dự án đầu tư. Đó là biểu mẫu khai báo số thuế GTGT đầu vào phát sinh liên quan đến dự án đầu tư mà doanh nghiệp chưa khấu trừ được. Vì vậy, tờ khai này cần phản ánh đúng số liệu về thuế GTGT, tránh sai sót vì đây là tài liệu cơ sở để xác định số tiền hoàn thuế.

Đối với dự án đầu tư, doanh nghiệp cần đảm bảo sử dụng đúng biểu mẫu quy định (thường là mẫu 02/GTGT theo Thông tư 80), và kê khai chi tiết từng khoản thuế GTGT.

3. Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào.

Bảng kê hóa đơn, chứng từ là tài liệu quan trọng để Cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn và chứng từ mua vào có thuế GTGT. Ở đây, bảng kê phải liệt kê tất cả các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã mua vào và có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các hóa đơn để tránh trường hợp hóa đơn bị sai thông tin, không hợp lệ hoặc thuộc diện phải điều chỉnh.

4. Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục nếu người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác thực hiện công việc.

Giấy ủy quyền là tài liệu bắt buộc nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục hoàn thuế GTGT thay mặt. Bạn cần đảm bảo giấy ủy quyền đã ghi rõ tên, chức vụ của người ủy quyền, và người được ủy quyền, cùng với nội dung và phạm vi ủy quyền cụ thể về việc thực hiện thủ tục hoàn thuế.

Ngoài ra, giấy ủy quyền cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật để đảm bảo tính pháp lý, ghi rõ thời gian ủy quyền và các điều kiện ràng buộc liên quan để tránh tranh chấp hoặc hiểu lầm trong quá trình thực hiện thủ tục.

2- Điều kiện hoàn thuế GTGT dự án đầu tư

Doanh nghiệp có dự án đầu tư được hoàn thuế GTGT đầu vào của dự án đó, nhưng phải đáp ứng các điều kiện cụ thể dựa trên từng trường hợp như sau:

Điều kiện 1. Dự án đầu tư tại cùng địa bàn với trụ sở chính

Nếu doanh nghiệp đang hoạt động và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có dự án đầu tư (trừ các dự án xây dựng nhà để bán hoặc cho thuê mà không hình thành tài sản cố định), thì khi dự án cùng nằm trong địa bàn tỉnh, thành phố với trụ sở chính và đang trong giai đoạn đầu tư, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai riêng thuế GTGT đầu vào của dự án. Thuế GTGT này sẽ được kết chuyển để bù trừ với thuế GTGT của hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại.

Lưu ý là số thuế GTGT được bù trừ tối đa bằng số thuế GTGT phải nộp của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Sau khi bù trừ với số thuế GTGT phải nộp trong kỳ của doanh nghiệp, chúng ta lại chia thành 2 trường hợp. Nếu số thuế GTGT đầu vào của dự án đầu tư chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế GTGT cho dự án đầu tư. Ngược lại nếu nhỏ hơn 300 triệu đồng thì được kết chuyển vào số thuế GTGT đầu vào của dự án đầu tư của kỳ kê khai tiếp theo.

Điều kiện 2. Dự án đầu tư tại địa phương khác trụ sở chính

Khi doanh nghiệp có dự án đầu tư ở tỉnh hoặc thành phố khác với trụ sở chính và dự án đang trong giai đoạn đầu tư, chưa đăng ký kinh doanh, chưa đăng ký thuế, doanh nghiệp phải kê khai riêng và bù trừ thuế GTGT tương tự như trường hợp thứ nhất.

Nếu doanh nghiệp lập Ban Quản lý dự án hoặc chi nhánh để quản lý trực tiếp dự án, Ban Quản lý dự án hoặc chi nhánh cần lập hồ sơ hoàn thuế riêng với cơ quan thuế địa phương. Ban Quản lý dự án, chi nhánh phải có con dấu, tài khoản ngân hàng, sổ sách kế toán, và đã đăng ký thuế với mã số thuế riêng.

Sau khi dự án hoàn thành và doanh nghiệp mới thành lập, số thuế GTGT chưa hoàn và đã phát sinh sẽ được bàn giao cho doanh nghiệp mới để thực hiện kê khai và nộp thuế. Các điều kiện về hoàn thuế GTGT sau khi bù trừ cũng thực hiện tương tự như đối với dự án đầu tư cùng địa bàn với trụ sở chính của doanh nghiệp.

Điều kiện 3. Doanh nghiệp không được hoàn thuế GTGT mà sẽ được kết chuyển số thuế chưa được khấu trừ của dự án đầu tư về đầu tư sang kỳ tiếp theo đối với các trường hợp:

Thời điểm doanh nghiệp không được xem xét hoàn thuế GTGT được tính từ thời điểm doanh nghiệp bị thu hồi một trong các loại giấy tờ nêu trên hoặc từ thời điểm cơ quan nhà                nước có thẩm quyền kiểm tra, phát hiện doanh nghiệp không đáp ứng được các điều kiện về đầu tư kinh doanh có điều kiện.

10 lỗi trong hồ sơ đề nghị hoàn thuế doanh nghiệp cần tránh

Trong khi thực hiện thủ tục hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp có thể mắc phải một số lỗi sai liên quan đến hồ sơ đề nghị hoàn thuế và sẽ bị cơ quan thuế trả lại hồ sơ. Doanh nghiệp bạn sẽ rơi vào trường hợp này nếu bạn phạm phải 1 trong 10 lỗi sai sau:

1- Chưa khai trên Tờ khai GTGT số thuế đề nghị hoàn tại Mẫu 01/GTGT (CT42), Mẫu 02/GTGT (CT30) hoặc khai bổ sung tăng thuế đề nghị hoàn khi đã nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tiếp theo và đã nộp hồ sơ đề nghị hoàn.

2- Số đề nghị hoàn < 300 triệu hoặc hoàn thuế đầu vào của hóa đơn phạm pháp.

3- Kỳ đề nghị hoàn theo diện xuất khẩu nhưng không phát sinh doanh thu xuất khẩu (CT29) hoặc số đề nghị hoàn vượt 10% doanh thu xuất khẩu.

4- Phân bố thuế đầu vào được hoàn của hàng xuất khẩu không đúng quy định.

5- Dữ liệu Tờ khai hải quan trên hệ thống thể hiện hàng hóa xuất khẩu của DN chưa được thông quan.

6- Hoàn dự án đầu tư khi chưa góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký đến thời điểm nộp hồ sơ hoàn hoặc dự án đầu tư không chịu thuế GTGT đầu ra.

7- Dự án đầu tư không phải là mới, hoặcdự án đầu tư đã phát sinh doanh thu hoặc dự án đầu tư xây nhà để bán, không hình thành tài sản cố định.

8- Không bù trừ thuế đầu vào của dự án (Mẫu 02/GTGT) với số phát sinh phải nộp tại Mẫu 01/GTGT (nếu có).

9- Dự án đầu tư khai thác tài nguyên khoáng sản hoặc dự án đầu tư sản xuất sản phẩm có tổng trị giá tài nguyên, khoáng sản cộng với chi phí năng lượng chiếm từ 51% giá thành sản phẩm trở lên (trừ dự án dầu khí).

10- Dự án đầu tư thuộc diện ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện nhưng không được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép hoặc Giấy chứng nhận hoặc Văn bản chấp thuận. Dự án đầu tư thuộc diện đăng ký đầu tư nhưng không có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Giấy CN đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư. Dự án đầu tư có công trình xây dựng nhưng không có Giấy phép xây dựng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc quyết định giao đất hoặc Hợp đồng thuê đất.

Việc nắm rõ các thủ tục hoàn thuế GTGT vừa là trách nhiệm vừa mang lại lợi thế để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh hiện nay. Hy vọng với những kiến thức đắt giá về các thủ tục hoàn thuế GTGT trên đây mà TACA mang lại, doanh nghiệp đã tự có cho mình một chiến lược bảo vệ và phát triển kinh doanh phù hợp trong tương lai.

Dịch vụ hoàn thuế xuất nhập khẩu – giá trị gia tăng của TACA hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng nhận lại số tiền thuế tối đa, giúp cải thiện dòng tiền và giảm thiểu áp lực tài chính. Với đội ngũ chuyên gia tận tâm và nhiều kinh nghiệm, TACA sẽ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ chi tiết, từ hợp đồng, hóa đơn đến các chứng từ thanh toán giúp doanh nghiệp tự tin làm việc với cơ quan thuế, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện suôn sẻ, giúp doanh nghiệp an tâm và tiết kiệm thời gian.

Tham khảo các dịch vụ về thuế khác tại Taca:

Thủ Tục Hoàn Thuế GTGT Hàng Xuất Khẩu

Thời gian gần đây, ngành xuất khẩu của nước ta đang phát triển mạnh mẽ, mang lại nhiều cơ hội kinh doanh hấp dẫn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể tận dụng tối đa lợi ích từ hoạt động xuất khẩu, các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về thủ tục hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu. Trong bài viết này của Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ tổng hợp và chia sẻ các thông tin liên quan về thủ tục hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu, mời quý bạn đọc cùng theo dõi nhé!